ViaTrajectoire EHPAD : le mode d'emploi complet du dossier d'admission (2026)

Il y a toujours un moment précis. Une sortie d'hospitalisation qu'il faut préparer en quatre jours. Une nuit où votre père est retrouvé dehors, en pyjama. Une phrase de l'assistante sociale, dite gentiment mais sans détour : « il serait temps de déposer un dossier ».

Et le lendemain, vous êtes devant un écran, un identifiant à créer, des cases à cocher, et cette impression désagréable de jouer l'avenir de quelqu'un que vous aimez sur un formulaire administratif que personne ne vous a expliqué.

Alors expliquons-le.

ViaTrajectoire, c'est quoi exactement ?

ViaTrajectoire est un service public en ligne, gratuit et sécurisé, qui dématérialise la demande d'admission en EHPAD, en résidence autonomie et en unité de soins de longue durée. Née en Rhône-Alpes au milieu des années 2000 pour fluidifier les orientations entre hôpitaux, la plateforme s'est étendue à toute la France. C'est d'ailleurs pour cette raison historique que l'adresse régionale d'Auvergne-Rhône-Alpes porte encore la mention sante-ra, pour « santé Rhône-Alpes ».

Le principe tient en une phrase : vous remplissez un seul dossier, et vous l'envoyez d'un clic à tous les établissements que vous avez sélectionnés. Fini les quinze photocopies, les quinze enveloppes, les quinze relances.

Ce que ViaTrajectoire fait :

• héberger un dossier unique, conforme au dossier national d'admission ;
• permettre de chercher des établissements par commune, distance, type d'accueil et unité spécialisée ;
• transmettre la demande simultanément à plusieurs EHPAD ;
• afficher l'état de chaque candidature et notifier les propositions.

Ce que ViaTrajectoire ne fait pas — et c'est là que naissent la plupart des déceptions :

• il n'attribue aucune place. Chaque EHPAD reste seul maître de sa commission d'admission ;
• il ne crée pas de file d'attente nationale numérotée. Il n'existe pas de « rang » officiel ;
• il ne garantit aucun délai de réponse ;
• il ne juge pas la pertinence de votre demande. Un dossier mal rempli part quand même — et se fait doucement oublier.

Trois adresses, trois portes d'entrée : laquelle est la vôtre

C'est la première source de confusion, et elle fait perdre un temps fou. Selon le lien sur lequel vous tombez, vous arrivez sur un espace qui ne vous est pas destiné et où vos identifiants ne fonctionneront jamais.

Adresse	Pour qui	Ce qu'on y fait
usager.viatrajectoire.fr	Les familles et les personnes âgées	Créer et gérer son dossier d'admission : c'est l'espace particuliers, celui qui vous concerne
trajectoire.sante-ra.fr/grandage	Le grand public, en Auvergne-Rhône-Alpes	Rechercher des EHPAD et résidences de la région, accéder au module Grand Âge
trajectoire.sante-ra.fr/Trajectoire	Les professionnels de santé	Espace réservé : médecins, hôpitaux, EHPAD, assistantes sociales. Compte délivré par l'employeur

Si vous êtes un aidant familial, retenez une seule adresse : usager.viatrajectoire.fr. Les deux autres existent, elles sont officielles, mais elles ne vous demanderont jamais les identifiants qu'on vous a remis.

Cas fréquent : le dossier a déjà été ouvert à l'hôpital par une assistante sociale, et l'on vous a tendu un papier avec un identifiant et un code. Ce papier ouvre bien l'espace particuliers — encore faut-il utiliser la bonne porte. Nous détaillons tous les cas de figure, y compris le mot de passe perdu, dans notre guide de connexion à ViaTrajectoire.

Créer son dossier : les 6 étapes

Comptez une heure devant vous, au calme, avec les papiers à portée de main. Ce n'est pas une démarche à faire entre deux portes.

Étape 1 — Réunir les pièces

Avant d'ouvrir le site : numéro de sécurité sociale, coordonnées du médecin traitant, dernier avis d'imposition, justificatifs de ressources (retraites, pensions de réversion), coordonnées des enfants et de la personne de confiance, notification d'APA si elle existe. Rien de tout cela n'est difficile à trouver ; tout est pénible à chercher en pleine saisie.

Étape 2 — Créer le compte

Sur l'espace particuliers, vous créez un compte avec une adresse e-mail valide — celle que vous consultez vraiment, car toutes les notifications passeront par elle. Une adresse d'aidant convient parfaitement : c'est même préférable si votre proche ne relève plus ses mails.

Étape 3 — Remplir le volet administratif

État civil, situation familiale, logement actuel, ressources, aides en cours, entourage. C'est vous qui le remplissez. La zone de commentaire libre, souvent négligée, est en réalité la plus lue par les cadres de santé : c'est là qu'on écrit « époux décédé en mars », « fille à 800 m de l'établissement », « deux chutes en six semaines ».

Étape 4 — Faire remplir le volet médical

Vous n'y avez pas accès, et c'est normal : le secret médical impose que seul un médecin le complète. Vous devez donc informer le médecin traitant qu'un dossier l'attend. C'est l'étape qui bloque le plus de dossiers en France, parfois pendant des mois ; nous lui consacrons un guide entier : faire remplir le volet médical par le médecin traitant.

Étape 5 — Sélectionner les établissements

Le moteur de recherche filtre par commune et par rayon, par statut (public, associatif, privé), par tarif, et surtout par unité spécialisée : UVP, UHR, PASA pour la maladie d'Alzheimer. Cochez, comparez, ajoutez à votre liste. Pour la Loire, notre comparatif de 28 EHPAD de Saint-Étienne et du département vous fera gagner des heures sur cette étape.

Étape 6 — Envoyer, puis téléphoner

L'envoi se fait d'un clic vers tous les établissements sélectionnés. Et là, le conseil que donnent toutes les assistantes sociales et qu'aucun tutoriel n'écrit : appelez chaque établissement dans les jours qui suivent. Un appel bref, poli, pour signaler que le dossier est parti. Un dossier avec un visage et une voix ne se traite pas comme une ligne dans une liste.

Qui remplit quoi : administratif, médical, autonomie

Le dossier reprend la structure du dossier national d'admission en EHPAD, le formulaire Cerfa n° 14732*03, qui existe depuis 2012 en version papier. ViaTrajectoire en est la version numérique.

Volet	Qui le remplit	Contenu
Administratif	Vous, l'aidant, ou la personne elle-même	Identité, famille, logement, ressources, aides, personne de confiance, souhaits géographiques
Médical	Le médecin traitant, exclusivement	Pathologies, traitements, troubles cognitifs et du comportement, soins requis
Autonomie	Le médecin, souvent avec l'infirmière	Évaluation de la dépendance, grille AGGIR, niveau de GIR estimé

Cette séparation explique un phénomène que beaucoup de familles vivent mal : vous avez fini « votre » partie en une soirée, et le dossier reste bloqué. Il n'est pas perdu ; il est incomplet. Tant que le volet médical n'est pas validé, la plupart des établissements ne l'examinent tout simplement pas.

Combien d'établissements viser, et lesquels

Huit à dix. C'est le chiffre que donnent les professionnels du secteur, et il est plus subtil qu'il n'y paraît.

En dessous de cinq candidatures, vous dépendez du hasard : il faut qu'une place se libère précisément là où vous avez postulé, au moment où vous en avez besoin. Au-delà de quinze, vous perdez la capacité d'entretenir un lien téléphonique avec chacun — et c'est ce lien qui pèse le jour où la cadre de santé regarde trois dossiers équivalents pour une seule chambre.

Comment composer la liste ? Mélangez trois catégories :

• Deux ou trois « premiers choix » : ceux que vous avez visités et qui vous ont plu, même s'ils affichent des délais longs ;
• Quatre ou cinq établissements réalistes : bon rapport qualité-prix, accessibles en voiture pour la famille, avec l'unité spécialisée nécessaire ;
• Deux ou trois « filets de sécurité » : un peu plus loin, un peu moins désirés, mais où une place se libère plus vite. Rien ne vous oblige à l'accepter.

La question du prix mérite d'être posée dès cette étape plutôt qu'au moment de signer : nous avons détaillé les tarifs réels du département dans notre article sur le prix des EHPAD dans la Loire en 2026, et la mécanique des délais dans celui sur les listes d'attente EHPAD de la Loire.

Les délais réels, sans langue de bois

Deux délais coexistent, et les confondre est la source principale d'angoisse.

Le délai de réponse administrative — l'établissement accuse réception, place le dossier en attente ou le refuse — s'établit généralement entre deux et quatre semaines. Certains EHPAD répondent en quarante-huit heures, d'autres jamais. La réactivité sur la plateforme fait partie des indicateurs suivis par les agences régionales de santé, mais elle n'est pas opposable.

Le délai avant une proposition de place est d'une autre nature. Dans la Loire, il oscille entre trois et dix-huit mois selon l'établissement, et dépasse fréquemment un an pour une unité de vie protégée Alzheimer. Ce n'est pas votre dossier qui est en cause : c'est l'arithmétique. Un EHPAD de 80 places libère 15 à 20 chambres par an et reçoit plusieurs centaines de demandes.

Si votre dossier reste muet au-delà de six semaines, il existe des causes précises et des recours concrets : nous les passons en revue dans dossier ViaTrajectoire sans réponse, que faire.

Suivre, relancer, mettre à jour

Un dossier ViaTrajectoire n'est pas une lettre postée : c'est un dossier vivant, et il se comporte comme tel. Négligé, il s'endort. Entretenu, il remonte.

Depuis votre espace, chaque candidature affiche un statut : reçue, en cours d'étude, en attente de place, proposition, refusée. Trois habitudes suffisent à garder la main :

• Se connecter au moins tous les six mois, même quand rien ne bouge. Un dossier resté seize mois sans la moindre modification est archivé d'office, sans possibilité de réactivation. Deux rappels par an dans votre téléphone suffisent à protéger dix-huit mois d'ancienneté.
• Actualiser dès que la situation change. Une hospitalisation, une chute, un aidant qui s'épuise, un GIR réévalué : chaque événement modifie le degré d'urgence, donc la place de votre proche dans les arbitrages. Un dossier figé depuis huit mois raconte, à tort, que tout va bien.
• Relancer par le bon canal. La plateforme permet de réactiver une demande auprès d'un établissement. Doublez-la d'un appel téléphonique : demandez le service admissions ou la cadre de santé, jamais l'accueil général.
• Répondre vite aux propositions. Quand une place est proposée, le délai de réponse est court — souvent quarante-huit heures. Décidez à l'avance, en famille, de ce que vous accepterez, pour ne pas avoir à trancher dans la panique.

Les 7 erreurs qui plombent un dossier

Après avoir accompagné des dizaines de familles de la région, nous voyons revenir toujours les mêmes.

1. Laisser le volet médical en suspens. C'est, de loin, la première cause de dossier ignoré. Un dossier incomplet n'est pas étudié.
2. Attendre l'urgence pour déposer. L'inscription n'engage à rien. Déposer douze à dix-huit mois avant le besoin réel ne coûte rien et change tout — à condition de rouvrir le dossier régulièrement (voir l'erreur suivante).
3. Déposer tôt… puis ne plus y toucher. Un dossier sans aucune modification pendant 16 mois est archivé automatiquement, et un dossier archivé ne se réactive pas : il faut tout recréer, volet médical compris, et l'ancienneté disparaît. La famille prévoyante qui dépose en janvier et n'y revient jamais voit son dossier s'effacer juste avant d'en avoir besoin. Connectez-vous tous les six mois et modifiez quelque chose.
4. Ne cocher que trois établissements, tous les mêmes. Trois EHPAD publics du même quartier, aux mêmes tarifs, aux mêmes délais : c'est une seule candidature déguisée en trois.
5. Laisser vide la zone de commentaire libre. C'est votre unique espace pour raconter la situation réelle. Deux phrases précises y valent dix cases cochées.
6. Ne jamais téléphoner. La plateforme transmet des données ; le téléphone transmet une histoire. Les deux sont nécessaires.
7. Oublier de mettre à jour après une hospitalisation. Une sortie d'hôpital modifie profondément le niveau de priorité — encore faut-il que le dossier le dise.
8. Confondre inscription et solution. Un dossier déposé n'est pas un problème réglé. Tant que la place n'est pas proposée, il faut continuer à organiser le présent : aides à domicile, accueil de jour, répit de l'aidant.

Peut-on s'en passer ?

Techniquement, oui. ViaTrajectoire n'est pas une obligation légale : le dossier national existe en version papier — le Cerfa n° 14732*03, téléchargeable sur service-public.fr — et certains établissements, notamment privés, acceptent toujours une candidature directe, parfois même plus rapidement.

En pratique, en Auvergne-Rhône-Alpes, la quasi-totalité des EHPAD travaille sur la plateforme. S'en passer signifie renoncer au suivi centralisé, à la traçabilité des envois et à la mise à jour simultanée de toutes vos candidatures. La bonne stratégie n'est pas de choisir l'un ou l'autre : c'est de déposer sur ViaTrajectoire et d'appeler directement les établissements qui comptent vraiment pour vous.

Et si l'EHPAD n'était pas la seule réponse

Il faut dire une chose que le formulaire ne dit pas.

Beaucoup de familles remplissent un dossier ViaTrajectoire non pas parce que l'EHPAD leur semble la bonne solution, mais parce qu'elles ne savent pas qu'il en existe d'autres. Le domicile n'est plus tenable, l'institution fait peur, et entre les deux : rien, croit-on.

Il y a pourtant quelque chose entre les deux. L'habitat partagé et accompagné réunit huit personnes dans une maison ordinaire, avec une chambre privative que l'on meuble avec ses propres affaires, un jardin, une cuisine où l'on entre, et des auxiliaires de vie présents 24h/24. Un accompagnant pour quatre résidents, quand un EHPAD tourne autour d'un pour huit à douze. Des familles qui passent quand elles veulent, sans horaires de visite.

Découvrez notre projet en vidéo

Ressources officielles

• usager.viatrajectoire.fr — l'espace particuliers officiel de ViaTrajectoire
• pour-les-personnes-agees.gouv.fr — le portail public d'information sur l'entrée en EHPAD et les aides
• ARS Auvergne-Rhône-Alpes — l'agence régionale de santé qui pilote le déploiement régional

Questions fréquentes

ViaTrajectoire est-il gratuit ?

Oui, totalement. C'est un service public en ligne, gratuit, confidentiel et sécurisé. Ni la création du compte, ni le dossier, ni l'envoi aux établissements, ni le suivi ne sont facturés. Si un site vous demande de payer pour « déposer un dossier ViaTrajectoire », il s'agit d'un intermédiaire commercial, pas de la plateforme officielle.

Combien de temps faut-il pour recevoir une réponse ?

Comptez 2 à 4 semaines pour la réponse administrative — dossier reçu, mis en attente, refusé. Le délai avant une proposition de place réelle est tout autre : 3 à 18 mois dans la Loire selon l'établissement, davantage pour une unité Alzheimer sécurisée. Aucun délai n'est garanti : ViaTrajectoire transmet les demandes, il n'attribue pas les places.

Dans combien d'EHPAD faut-il candidater ?

Huit à dix. En dessous de cinq, vous dépendez du hasard des libérations de places. Au-delà de quinze, vous ne pouvez plus entretenir la relation téléphonique avec chacun — et c'est souvent elle qui fait la différence le jour où une chambre se libère. Dix candidatures suivies valent mieux que vingt dossiers dormants.

Faut-il obligatoirement passer par ViaTrajectoire ?

Non, ce n'est pas une obligation légale : le dossier national existe en version papier (Cerfa n° 14732*03) et certains établissements acceptent une candidature directe. En pratique, la quasi-totalité des EHPAD d'Auvergne-Rhône-Alpes travaille sur la plateforme : c'est le chemin le plus rapide et le plus lisible.

Le dossier engage-t-il la famille ?

Non. Vous pouvez refuser une place proposée, retirer une candidature ou annuler le dossier à tout moment. C'est pourquoi il vaut mieux déposer tôt — 12 à 18 mois avant le besoin réel — plutôt qu'attendre l'urgence. Une réserve importante : un dossier sans aucune modification pendant 16 mois est archivé automatiquement et ne peut pas être réactivé. Déposez tôt, mais connectez-vous tous les six mois. Refuser une proposition, en revanche, ne fait pas perdre l'ancienneté acquise ailleurs.