Nous avons classé ces questions non pas par popularité, mais par moment du parcours. Parce qu'on ne se demande pas la même chose la semaine où l'on découvre la plateforme et le huitième mois de silence.
Les 3 réponses qui changent le plus de choses
Un dossier inactif pendant 16 mois est archivé, et un dossier archivé ne se réactive pas. Connectez-vous tous les six mois. Le volet médical non validé est la première cause de dossier ignoré — et rien ne vous alerte. Une proposition de place se répond souvent sous 48 heures : mettez l'adresse e-mail d'un aidant qui la consulte vraiment.
Les 30 questions
- Comprendre la plateforme — questions 1 à 5
- Créer son dossier et y accéder — questions 6 à 11
- Remplir le dossier — questions 12 à 17
- Envoyer, suivre, modifier — questions 18 à 24
- Les réponses des établissements — questions 25 à 30
Comprendre la plateforme
1. ViaTrajectoire, c'est quoi exactement ?
Un service public en ligne, gratuit et sécurisé, qui dématérialise la demande d'admission en EHPAD, en résidence autonomie et en unité de soins de longue durée. Vous remplissez un seul dossier et vous l'envoyez d'un clic à tous les établissements que vous avez sélectionnés. Né en Rhône-Alpes au milieu des années 2000 pour fluidifier les orientations entre hôpitaux, il est aujourd'hui déployé dans toute la France et décliné par région.
Ce qu'il faut retenir dès le départ : c'est un outil de transmission. Il fait circuler votre dossier. Il n'attribue aucune place, ne classe personne et ne garantit aucun délai.
2. Est-ce vraiment gratuit ?
Oui, totalement et à toutes les étapes : création du compte, remplissage, envoi aux établissements, suivi des réponses. Aucune option payante, aucune publicité, aucun lien commercial avec les EHPAD référencés.
Si un site vous propose de « déposer votre dossier ViaTrajectoire » contre paiement, ou de vous accompagner moyennant finance, il s'agit d'un intermédiaire privé — souvent rémunéré par les établissements vers lesquels il oriente. C'est légal, mais ce n'est ni le service public, ni un conseil neutre.
3. Qui gère la plateforme ?
C'est un dispositif public, piloté au niveau régional sous l'égide des agences régionales de santé, avec un déploiement national coordonné. Pour la Loire et l'ensemble de l'Auvergne-Rhône-Alpes, c'est l'ARS Auvergne-Rhône-Alpes qui pilote le déploiement régional. Cette origine explique une bizarrerie d'adresse que nous détaillons à la question 6.
4. Est-ce obligatoire pour entrer en EHPAD ?
Non. Aucun texte législatif ou réglementaire n'impose l'usage de la plateforme, ni aux familles ni aux établissements. Le dossier national existe toujours en version papier — le Cerfa n° 14732*03, téléchargeable sur service-public.fr — et un EHPAD reste libre d'étudier une candidature reçue directement.
En pratique cependant, la grande majorité des établissements travaille sur ViaTrajectoire, et certains départements n'acceptent plus d'autre canal. La bonne stratégie n'est donc pas de choisir : déposez le dossier en ligne et appelez directement les trois ou quatre établissements qui comptent vraiment.
5. Quelle différence avec un comparateur privé de maisons de retraite ?
La neutralité. Les plateformes commerciales de « placement » sont généralement rémunérées par les établissements qu'elles recommandent : leur classement n'est pas indépendant de leur modèle économique. ViaTrajectoire n'a aucun intérêt financier à vous orienter ici plutôt que là.
La contrepartie : personne ne vous conseille. Là où un commercial vous rappelle dans l'heure, la plateforme vous laisse seul face à des fiches d'établissements assez pauvres. C'est le cœur du débat que nous développons dans notre avis complet sur ViaTrajectoire.
Créer son dossier et y accéder
6. Sur quel site dois-je me connecter ?
Sur usager.viatrajectoire.fr si vous êtes une famille. C'est l'espace particuliers, et c'est le seul où vos identifiants fonctionneront.
Deux autres adresses officielles circulent et créent une confusion massive, particulièrement en Auvergne-Rhône-Alpes : trajectoire.sante-ra.fr/grandage est l'annuaire régional des établissements, et trajectoire.sante-ra.fr/Trajectoire est l'espace réservé aux professionnels de santé habilités. Cette dernière remonte souvent en tête des moteurs de recherche pour la région : vous y verrez un écran de connexion parfaitement officiel où vos codes seront rejetés indéfiniment. Tapez l'adresse directement plutôt que de passer par une recherche.
7. Comment créer un dossier ?
Comptez une heure au calme, papiers sous la main : numéro de sécurité sociale, coordonnées du médecin traitant, dernier avis d'imposition, justificatifs de ressources, coordonnées des proches, notification d'APA si elle existe.
Sur l'espace particuliers, créez un compte avec une adresse e-mail réellement consultée, renseignez l'état civil de la personne concernée exactement comme sur la carte Vitale — nom de naissance, prénoms dans l'ordre — puis remplissez le volet administratif. Le pas-à-pas complet se trouve dans notre guide du dossier ViaTrajectoire.
8. Mon dossier a été ouvert à l'hôpital, comment le récupérer ?
Quand une assistante sociale crée le dossier pendant une hospitalisation, elle remet un identifiant et un code d'accès, sur papier ou par e-mail. Ces éléments vous donnent la main depuis l'espace particuliers. Connectez-vous, changez le mot de passe, et vérifiez surtout que l'adresse e-mail enregistrée est bien la vôtre — sinon les notifications continueront de partir vers une boîte que personne ne consulte.
Si le papier est perdu, recontactez le service qui a créé le dossier : lui seul peut vous redonner ces informations. Ne recréez surtout pas un second dossier, vous en auriez deux en concurrence pour la même personne, avec le risque que le médecin remplisse le volet médical du mauvais.
9. J'ai perdu mon mot de passe, que faire ?
Sur la page de connexion, utilisez le lien « Mot de passe oublié », renseignez votre identifiant ou l'adresse e-mail du compte, recopiez le code de sécurité affiché et validez. Un lien de réinitialisation valable 24 heures part vers l'adresse enregistrée.
S'il n'arrive pas, dans l'ordre de fréquence : il est dans les indésirables (cause n° 1, sans concurrence), l'adresse enregistrée n'est pas celle que vous consultez, le lien a expiré, ou l'identifiant saisi n'est pas le bon — il n'est pas toujours identique à l'adresse e-mail. Tous les cas de figure sont détaillés dans notre guide de connexion à ViaTrajectoire.
10. Un aidant peut-il créer le dossier à la place de son parent ?
Oui, c'est même le cas le plus courant. Un enfant, un conjoint, un proche de confiance ou un représentant légal peuvent créer et suivre le dossier, avec l'accord de la personne concernée lorsqu'elle est en mesure de le donner.
Trois précautions : utilisez l'adresse e-mail de l'aidant qui suit réellement le dossier, partagez les identifiants avec au moins un autre membre de la famille — une candidature se suit sur plus d'un an, elle ne doit pas dépendre d'une seule personne —, et décidez ensemble à l'avance de ce que vous accepterez.
11. Peut-on faire la démarche sans être à l'aise avec internet ?
Oui, et il ne faut surtout pas renoncer pour cette raison. Quatre interlocuteurs vous accompagnent gratuitement : le CCAS de votre commune, les points d'information seniors du Département, l'assistante sociale du service hospitalier si votre proche est hospitalisé, et le médecin traitant pour la partie médicale.
Le circuit hospitalier est de loin le plus rapide : l'assistante sociale ouvre le dossier et le fait compléter médicalement sur place, parfois en 48 heures. Encore faut-il le demander — personne ne vous le proposera spontanément.
Remplir le dossier
12. De quoi le dossier est-il composé ?
De trois parties. Le volet administratif, que vous remplissez : identité, situation familiale, logement, ressources, aides en cours, entourage. Le volet médical, réservé à un médecin : pathologies, traitements, troubles cognitifs et du comportement, soins requis. Le volet autonomie, rempli par le médecin souvent avec l'infirmière : évaluation de la dépendance via la grille AGGIR.
Cette structure reprend celle du dossier national papier, dont ViaTrajectoire est la version numérique.
13. Qui peut remplir le volet médical ?
Un médecin, exclusivement — mais pas forcément le médecin traitant. Un médecin hospitalier peut le faire pendant une hospitalisation, un gériatre après une consultation d'évaluation, ou le médecin coordonnateur d'un établissement qui accompagne déjà la personne.
Retenez la deuxième option : une hospitalisation est la meilleure fenêtre pour débloquer un volet médical, parce que le service a le dossier complet sous les yeux et que l'assistante sociale est déjà mobilisée.
14. Pourquoi je ne vois pas le volet médical de mon propre dossier ?
Parce que le secret médical l'interdit, et c'est une protection pour votre proche : personne au service administratif d'un EHPAD n'a à connaître son diagnostic. Seul le médecin coordonnateur de l'établissement destinataire peut le lire.
La contrepartie est perverse : rien ne vous alerte clairement si le médecin ne l'a pas rempli. C'est à vous de vérifier, en demandant confirmation au médecin ou en appelant un établissement pour savoir si votre dossier lui apparaît complet.
15. Combien de temps le médecin met-il à le remplir ?
Quinze à vingt minutes pour un médecin qui connaît son patient et a le dossier sous les yeux. Le problème n'est donc jamais la durée : c'est d'obtenir un créneau dédié.
N'espérez pas un remplissage « en fin de consultation, si on a le temps » : prenez une consultation classique en annonçant l'objet dès la prise de rendez-vous. Notre guide du volet médical ViaTrajectoire détaille ce qu'il faut apporter pour que la séance soit utile.
16. Que faire quand on n'a pas de médecin traitant ?
Quatre portes restent ouvertes : profiter d'une hospitalisation pour faire remplir le volet par le service, passer par un centre de santé ou une maison de santé pluriprofessionnelle, solliciter une consultation de gériatrie sur adressage, ou demander à votre caisse d'Assurance Maladie d'être aidé à trouver un médecin traitant.
L'assistante sociale de secteur ou du CCAS connaît en général les praticiens du territoire qui acceptent encore des patients : un appel vaut souvent mieux que dix recherches en ligne.
17. Qu'est-ce que le GIR, et à quoi sert-il ici ?
Le GIR — groupe iso-ressources — classe le niveau de dépendance de 1 (le plus lourd) à 6 (autonomie conservée), à partir de la grille AGGIR. C'est la même évaluation qui sert au calcul de l'APA.
Deux repères : le droit à l'APA s'ouvre à partir du GIR 4, et les EHPAD accueillent principalement des résidents en GIR 1 à 4. Le GIR pèse dans l'arbitrage des commissions d'admission et conditionne le tarif dépendance facturé. Si une évaluation APA récente existe, signalez-la au médecin : cela évite les écarts entre les deux évaluations.
Envoyer, suivre, modifier
18. Dans combien d'établissements peut-on candidater ?
La plateforme autorise l'envoi d'un même dossier à un grand nombre d'établissements — jusqu'à 40 selon la documentation officielle. Mais le maximum technique n'est pas le bon objectif.
Huit à dix candidatures constituent l'équilibre réaliste. En dessous de cinq, vous dépendez du hasard des libérations de places. Au-delà de quinze, vous ne pouvez plus entretenir la relation téléphonique avec chacun — et c'est elle qui pèse le jour où une commission arbitre entre trois dossiers équivalents pour une seule chambre. Dix candidatures suivies valent mieux que quarante dossiers dormants.
19. Combien de temps faut-il pour obtenir une réponse ?
Il faut distinguer deux délais, et les confondre est la principale source d'angoisse.
La réponse administrative — dossier reçu, mis en attente, refusé — arrive généralement en 2 à 4 semaines. La proposition de place réelle est d'une tout autre nature : dans la Loire, comptez 3 à 18 mois selon l'établissement, et plus d'un an pour une unité Alzheimer sécurisée. Le détail secteur par secteur figure dans notre guide ViaTrajectoire dans la Loire.
20. Mon dossier peut-il expirer ?
Oui — et c'est le piège le plus coûteux de la plateforme.
Un dossier qui n'a fait l'objet d'aucune modification pendant 16 mois est archivé automatiquement. Or un dossier archivé ne se réactive pas : il faut tout recréer, volet médical compris, et l'ancienneté acquise auprès des établissements disparaît avec lui.
Mesurez l'ironie de la situation. On conseille partout — nous les premiers — de déposer un dossier 12 à 18 mois avant le besoin réel. Une famille prévoyante qui suit ce conseil à la lettre, dépose en janvier, puis n'y touche plus parce que « tout va bien », verra son dossier s'archiver au printemps de l'année suivante : exactement au moment où la situation bascule et où la place devient nécessaire.
La règle à retenir : déposez tôt, mais connectez-vous au moins tous les six mois et modifiez quelque chose — actualisez les ressources, ajoutez une ligne de commentaire, signalez un changement même mineur. Mettez-vous un rappel dans le téléphone, deux fois par an. C'est trente secondes qui protègent dix-huit mois d'ancienneté.
21. Comment modifier mon dossier après l'envoi ?
Le dossier reste modifiable à tout moment depuis votre espace, et les établissements sollicités voient la version à jour. C'est un point essentiel : un dossier n'est pas une lettre postée, c'est un document vivant.
Actualisez-le dès qu'un événement change la donne — hospitalisation, chute, perte de poids, aidant qui s'épuise, GIR réévalué. Ces éléments modifient le degré d'urgence, donc la place de votre proche dans les arbitrages. Un dossier figé depuis huit mois raconte, à tort, que tout va bien.
22. Comment annuler une demande ?
Depuis la rubrique de suivi, utilisez le bouton d'annulation de la demande concernée, choisissez un motif et ajoutez si vous le souhaitez un commentaire, puis confirmez. L'annulation ne supprime pas votre dossier : elle retire seulement votre candidature auprès de cet établissement précis, les autres restent actives.
23. Puis-je re-candidater dans un établissement où j'ai annulé ?
Oui, tant que votre dossier n'est pas archivé. Attention toutefois à une subtilité d'affichage qui déroute beaucoup de familles : un établissement dont la demande a été annulée n'apparaît plus par défaut dans votre liste. Pour le solliciter à nouveau, il faut activer l'option d'affichage des demandes annulées.
24. Comment relancer un établissement ?
La plateforme permet de réactiver une demande, mais l'essentiel se joue au téléphone. Demandez le service admissions ou la cadre de santé — jamais l'accueil général —, appelez toutes les six à huit semaines, et restez bref et factuel : nom, date de dépôt, question sur la complétude du dossier, signalement de tout changement de situation.
Doublez systématiquement l'appel d'une mise à jour écrite dans le dossier : ce que vous dites au téléphone doit s'y retrouver, sinon cela n'existe pas pour la commission suivante.
Les réponses des établissements
25. Que signifie « en attente de place » ?
Que votre dossier a été examiné et retenu, mais qu'aucune chambre n'est disponible. C'est une réponse, et plutôt une bonne nouvelle : le profil convient à l'établissement.
Ce statut ne donne en revanche aucune indication de rang ni de délai. Ne le confondez pas avec l'absence totale de réponse, qui relève de causes très différentes.
26. Existe-t-il un rang dans la liste d'attente ?
Non, et cette absence est la principale source d'angoisse des familles. Il n'existe ni file d'attente nationale numérotée, ni position consultable dans un établissement donné.
Les EHPAD ne fonctionnent pas en ordre d'arrivée. À chaque libération de chambre, la commission d'admission compare les dossiers en attente selon l'urgence de la situation, l'adéquation au type de place libérée et parfois la proximité familiale. Un dossier déposé récemment peut donc passer devant un dossier plus ancien : ce n'est pas une injustice, c'est une hiérarchisation des besoins.
27. Pourquoi aucun établissement ne me répond ?
Six causes possibles, dont trois dépendent uniquement de vous : volet médical jamais validé (la première, de très loin), dossier devenu dormant, notifications tombées dans les indésirables. Les trois autres viennent des établissements : saturation qui les conduit à ne plus répondre individuellement, profil ne correspondant pas à leurs moyens, dossier classé non urgent.
Le seuil d'alerte se situe à quatre à six semaines sans le moindre accusé de réception. Nous détaillons le diagnostic complet en dix minutes dans dossier ViaTrajectoire sans réponse.
28. Un EHPAD peut-il refuser mon dossier ?
Oui. Le motif le plus fréquent n'est pas un jugement sur votre proche mais un aveu de moyens : un établissement sans unité fermée ne peut pas accueillir en sécurité une personne qui déambule la nuit. Les refus tiennent aussi parfois à un GIR trop élevé pour la structure, ou à des soins techniques qu'elle n'assure pas.
Un refus explicite, aussi désagréable soit-il, vaut mieux qu'un silence : il vous libère pour chercher ailleurs. Sur les refus liés à la maladie d'Alzheimer, voir notre article dédié : quand l'EHPAD refuse un dossier Alzheimer.
29. Puis-je refuser une place proposée ?
Oui, la décision vous appartient entièrement, et un refus n'annule ni vos autres candidatures ni l'ancienneté acquise ailleurs. Déposer un dossier n'engage à rien : c'est précisément ce qui permet de le faire tôt.
En pratique toutefois, des refus répétés auprès du même établissement peuvent conduire son service admissions à considérer que la demande n'est plus active. Refusez en expliquant brièvement pourquoi et en confirmant que vous restez intéressé, plutôt que de refuser sèchement.
30. Combien de temps ai-je pour répondre à une proposition ?
Le délai est court : souvent 48 heures, parfois moins quand la chambre doit être réoccupée rapidement.
D'où deux conséquences pratiques. L'adresse e-mail enregistrée doit être celle d'un aidant qui la consulte vraiment — des familles ont découvert une proposition expirée depuis trois semaines. Et la décision doit être prise en amont, en famille : quand l'appel arrive, il n'y a plus le temps d'ouvrir le débat sur le principe même de l'entrée en établissement.
La question que la plateforme ne pose jamais
Trente questions, et pas une seule ne porte sur le fond.
ViaTrajectoire demande dans quel EHPAD. Il ne demande jamais si c'est un EHPAD qu'il faut. Dès l'instant où une famille ouvre un dossier, l'outil a tranché pour elle la nature de la solution — alors que d'autres formes d'habitat existent, reconnues par la loi ELAN depuis 2018 et financées par les départements, mais absentes de ce type d'annuaire.
C'est exactement l'espace que nous occupons. Françoise et Didier ont fondé Un Autre Chez Soi en 2021, après avoir traversé eux-mêmes ce parcours. En décembre 2026, nous ouvrons à Villars, à 10 minutes de Saint-Étienne, un habitat partagé Alzheimer de 8 places : une maison avec jardin, une chambre privative que chacun meuble avec ses propres affaires, des auxiliaires de vie 24h/24 — un accompagnant pour quatre résidents contre un pour huit à douze en EHPAD —, des familles bienvenues sans horaires de visite. Environ 2 500 €/mois, soit le tarif d'un EHPAD privé du secteur. Notre conseil reste le même : déposez votre dossier ViaTrajectoire, il est gratuit et n'engage à rien — et gardez une porte ouverte. Pour en parler simplement : 06 67 48 80 91.
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Ressources officielles
- usager.viatrajectoire.fr — l'espace particuliers de ViaTrajectoire
- La foire aux questions officielle — les réponses de la plateforme elle-même
- pour-les-personnes-agees.gouv.fr — le portail public sur l'entrée en EHPAD et les aides